Vous jongleriez encore avec des reçus froissés et des tableaux Excel interminables pour gérer vos notes de frais ? Dans notre monde professionnel en constante évolution, la digitalisation des processus administratifs est devenue essentielle. Comment utiliser N2F pour transformer cette corvée administrative en un processus fluide et automatisé ? Découvrez dans ce guide complet comment cette solution innovante de gestion des notes de frais peut vous faire gagner un temps précieux.
N2F s’impose aujourd’hui comme l’application de référence pour simplifier et automatiser vos notes de frais professionnelles. Grâce à ses fonctionnalités intuitives et son interface accessible, vous pourrez dire adieu aux justificatifs perdus et aux remboursements tardifs. Que vous soyez collaborateur, manager ou comptable, ce tutoriel détaillé vous guidera pas à pas dans la prise en main de cet outil indispensable, de l’installation initiale jusqu’aux astuces avancées pour optimiser votre utilisation quotidienne.
Les points clés de cet article :
- Application de gestion dématérialisée des notes de frais
- Capture automatique des justificatifs par OCR
- Disponible sur mobile et ordinateur
- Synchronisation en temps réel entre appareils
- Compatible avec les principaux logiciels comptables
N2F, la solution moderne pour vos notes de frais
Pour compléter notre article sur la gestion des notes de frais, nous vous proposons cette vidéo instructive intitulée « N2F – Note de frais et indemnité kilométrique ». Cette ressource vidéo, que nous avons trouvée sur le web pour illustrer notre propos, présente de manière concrète comment l’application N2F facilite la gestion des dépenses professionnelles et le calcul des indemnités kilométriques. Elle n’est pas la propriété de notre blog mais constitue un complément visuel pertinent à notre tutoriel. Vous y découvrirez la mise en pratique des fonctionnalités évoquées dans notre guide et pourrez ainsi mieux appréhender les avantages de cette solution pour votre quotidien professionnel, que vous soyez collaborateur sur le terrain ou responsable administratif.
Qu’est-ce que N2F et comment fonctionne l’application de gestion des notes de frais
N2F (Note to Finance) est une solution digitale spécialisée dans la gestion dématérialisée des notes de frais professionnelles. Cette application s’adresse aux entreprises de toutes tailles souhaitant optimiser leur processus administratif et comptable. Son objectif principal est de transformer une tâche chronophage et souvent source d’erreurs en un processus fluide et automatisé.
Les principes fondamentaux de N2F
Le fonctionnement de N2F repose sur trois piliers essentiels. Premièrement, la capture intelligente des justificatifs via technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) qui extrait automatiquement les informations pertinentes des reçus et factures. Deuxièmement, un système de validation hiérarchique paramétrable selon l’organisation de votre entreprise. Troisièmement, l’export comptable automatisé qui s’intègre avec les principaux logiciels du marché.
Cette solution fonctionne sur le principe du SaaS (Software as a Service), vous permettant d’accéder à vos données depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Les avantages pour les différents utilisateurs
Pour les collaborateurs, N2F offre une interface intuitive permettant de saisir rapidement leurs dépenses professionnelles, sans manipuler de justificatifs papier. Le système permet d’enregistrer les frais au fur et à mesure, évitant l’accumulation en fin de mois.
Les managers bénéficient d’un tableau de bord leur permettant de contrôler et valider les demandes de remboursement de leur équipe, avec des alertes personnalisables pour les dépassements de budget.
Quant aux services comptables, ils gagnent un temps considérable grâce à l’automatisation des saisies et à la conformité fiscale garantie par le système. La récupération de TVA est également facilitée par l’extraction précise des montants.
L’écosystème technique de N2F
N2F s’intègre parfaitement dans l’environnement digital de l’entreprise. L’application est disponible sur tous les supports (web, iOS, Android) et se synchronise en temps réel. Elle s’interface avec la plupart des logiciels comptables du marché (Sage, SAP, Oracle, etc.) et peut également se connecter à votre système d’information RH.
Cette solution modulaire s’adapte aux besoins spécifiques de chaque organisation, qu’il s’agisse d’une TPE ou d’un grand groupe international avec des exigences complexes en matière de reporting financier.
Comment installer et se connecter à N2F sur mobile et sur ordinateur
La première étape pour profiter des avantages de N2F consiste à installer correctement l’application et à configurer votre accès. Le processus varie légèrement selon le support que vous utilisez, mais reste simple et rapide dans tous les cas.
Installation sur smartphone (iOS et Android)
Pour les utilisateurs mobiles, commencez par télécharger l’application N2F depuis l’App Store (iOS) ou le Google Play Store (Android). Une fois l’installation terminée, ouvrez l’application et vous serez invité à saisir vos identifiants de connexion fournis par votre administrateur N2F.
Lors de la première connexion, l’application vous guidera à travers un court tutoriel présentant les fonctionnalités essentielles. Prenez quelques minutes pour le suivre, car il vous permettra de comprendre rapidement l’interface.
Pour optimiser votre expérience mobile, autorisez les notifications et l’accès à l’appareil photo lorsque l’application vous le demande. Ces permissions sont nécessaires pour vous alerter des validations et pour scanner vos justificatifs.
Accès à la version web sur ordinateur
Sur ordinateur, aucune installation n’est requise. Rendez-vous simplement sur le site officiel de N2F et cliquez sur le bouton « Se connecter » généralement situé en haut à droite de la page d’accueil. Vous serez redirigé vers une interface de connexion sécurisée où vous devrez saisir votre identifiant (souvent votre adresse email professionnelle) et le mot de passe temporaire fourni par votre entreprise.
Pour des raisons de sécurité, le système vous demandera de personnaliser votre mot de passe lors de votre première connexion. Choisissez un mot de passe robuste et unique pour protéger vos données professionnelles.
Configuration initiale et synchronisation multi-supports
Une fois connecté, prenez quelques minutes pour personnaliser votre profil. Vérifiez que vos informations personnelles (nom, prénom, service, etc.) sont correctes et complétez les champs manquants si nécessaire.
L’un des atouts majeurs de N2F est la synchronisation automatique entre tous vos appareils. Une note de frais commencée sur votre téléphone peut être finalisée sur votre ordinateur sans aucune manipulation supplémentaire. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les professionnels mobiles qui alternent entre différents environnements de travail.
Si vous rencontrez des difficultés lors de l’installation ou de la connexion, N2F propose un support technique réactif accessible directement depuis l’application ou via le portail web.
Comment saisir une dépense et regrouper ses frais dans N2F pas à pas
Une fois connecté à N2F, la gestion de vos dépenses professionnelles devient simple et méthodique. Voyons comment procéder étape par étape pour enregistrer efficacement vos frais et les organiser en notes de frais structurées.
Capture et saisie d’un justificatif
Pour enregistrer une nouvelle dépense, commencez par appuyer sur le bouton « + » généralement situé en bas de l’écran. Deux options s’offrent alors à vous : photographier directement votre reçu ou sélectionner une image déjà présente dans votre galerie.
Une fois le justificatif capturé, la technologie OCR analyse automatiquement le document pour en extraire les informations clés : date, montant, TVA et fournisseur. Vérifiez l’exactitude des données reconnues et corrigez-les si nécessaire.
Complétez ensuite les informations complémentaires comme la catégorie de dépense (repas, transport, hébergement, etc.) et ajoutez éventuellement un commentaire explicatif. Ces précisions faciliteront le travail de validation par votre manager.
Organisation en notes de frais mensuelles ou par mission
N2F vous permet de regrouper logiquement vos dépenses au sein de notes de frais. Pour créer une nouvelle note, accédez à la section « Mes notes de frais » et sélectionnez « Créer ». Donnez un nom explicite à votre note (exemple : « Mission client Paris – Avril 2023 ») et définissez sa période de référence.
Vous pouvez ensuite y rattacher les dépenses préalablement saisies en les sélectionnant depuis votre liste de frais en attente. N2F calcule automatiquement les totaux et sous-totaux par catégorie, vous donnant une vision claire de la répartition de vos dépenses.
Le système permet également d’appliquer des règles spécifiques selon la politique de frais de votre entreprise, comme les plafonds par type de dépense ou les alertes en cas de dépassement.
Soumission et suivi du processus de validation
Une fois votre note de frais complétée, vérifiez une dernière fois son contenu avant de la soumettre en cliquant sur « Envoyer pour validation ». Vous pouvez suivre son statut en temps réel : en attente de validation, validée ou rejetée.
En cas de rejet, vous recevrez une notification avec le motif expliqué par le validateur. Vous pourrez alors modifier votre note selon les commentaires reçus et la soumettre à nouveau.
N2F conserve l’historique complet de vos notes de frais, vous permettant de consulter à tout moment vos dépenses passées et leur statut de remboursement. Cette traçabilité est précieuse tant pour vous que pour votre service comptable.
Astuces pratiques pour optimiser l’utilisation de N2F et éviter les erreurs fréquentes
Maîtriser les fonctionnalités avancées de N2F vous permettra de gagner encore plus de temps et d’efficacité dans la gestion de vos notes de frais. Voici quelques conseils d’experts pour tirer le meilleur parti de cette solution.
Automatiser les tâches récurrentes
N2F offre plusieurs options d’automatisation qui méritent d’être configurées dès le départ. Créez des modèles prédéfinis pour vos dépenses habituelles (abonnements mensuels, frais kilométriques réguliers) en définissant une fois pour toutes les catégories et informations associées.
Utilisez également la fonction de duplication pour les notes de frais similaires d’un mois sur l’autre. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les dépenses récurrentes comme les frais de télécommunication ou les abonnements professionnels.
Pensez aussi à paramétrer des rappels automatiques quelques jours avant la date limite de soumission des notes de frais dans votre entreprise. Vous éviterez ainsi les retards de remboursement.
Exploiter les fonctionnalités mobiles avancées
L’application mobile N2F regorge de fonctionnalités souvent méconnues. Activez le mode hors-ligne qui vous permet de scanner vos justificatifs même sans connexion internet. Les données seront synchronisées automatiquement dès que votre appareil retrouvera une connexion.
Utilisez la fonction de géolocalisation pour les déplacements professionnels. N2F peut calculer automatiquement les distances parcourues et appliquer le barème kilométrique correspondant à votre véhicule.
Pour les voyageurs internationaux, profitez de la conversion automatique des devises. L’application intègre les taux de change à jour et convertit instantanément vos dépenses étrangères dans votre devise principale.
Éviter les erreurs courantes et optimiser le traitement
Certaines pratiques simples permettent d’accélérer considérablement le processus de validation. Prenez toujours vos photos de justificatifs sur un fond contrasté et avec un bon éclairage pour faciliter la reconnaissance OCR.
Vérifiez systématiquement les montants extraits automatiquement, particulièrement pour les tickets thermiques qui peuvent être difficiles à lire. Une double vérification vous évitera des allers-retours avec votre service comptable.
Enfin, conservez vos justificatifs originaux pendant la durée légale requise, même si N2F les archive numériquement. Cette précaution est essentielle en cas de contrôle fiscal, certaines administrations pouvant encore exiger les documents papier dans certaines situations.
Les fonctionnalités essentielles de N2F pour la gestion des notes de frais
Le tableau ci-dessous présente les principales caractéristiques et fonctionnalités de l’application N2F, organisées selon les différentes étapes du processus de gestion des notes de frais et les avantages pour chaque type d’utilisateur.
| Aspect | Fonctionnalités clés | Avantages |
|---|---|---|
| Capture des justificatifs | Technologie OCR, scan mobile, mode hors-ligne | Extraction automatique des données, fonctionne sans connexion |
| Organisation des dépenses | Regroupement par mission ou période, catégorisation | Vision claire des dépenses, conformité avec la politique de l’entreprise |
| Validation et workflow | Circuit paramétrable, alertes personnalisables | Suivi en temps réel, traçabilité complète |
| Intégration comptable | Export automatisé, compatibilité multi-logiciels | Gain de temps, réduction des erreurs de saisie |
| Fonctionnalités avancées | Conversion de devises, calcul kilométrique, modèles prédéfinis | Automatisation des tâches récurrentes, adaptation aux déplacements internationaux |
| Accès et disponibilité | Multi-support (web, iOS, Android), synchronisation | Flexibilité d’utilisation, continuité entre appareils |
Transformez votre gestion des frais professionnels avec N2F
L’ère des notes de frais fastidieuses est désormais révolue grâce à N2F. Cette solution complète répond parfaitement aux besoins des entreprises modernes en quête d’efficacité administrative. Comme nous l’avons vu, comment utiliser N2F se résume à quelques étapes simples : installation sur vos appareils, connexion sécurisée, capture intelligente des justificatifs et organisation structurée de vos dépenses.
Les avantages sont multiples et touchent tous les acteurs de l’entreprise. Les collaborateurs gagnent en autonomie et fluidité, les managers bénéficient d’outils de contrôle précis, tandis que les services comptables voient leur charge administrative considérablement allégée. La dématérialisation complète du processus réduit également l’empreinte écologique de votre organisation.
N’attendez plus pour intégrer cette solution dans votre quotidien professionnel. Les fonctionnalités avancées comme la reconnaissance automatique des données, la synchronisation multi-supports et les exports comptables automatisés feront rapidement de vos notes de frais une simple formalité. Lancez-vous dans l’aventure N2F et découvrez comment la gestion des frais professionnels peut enfin devenir un processus simple, rapide et totalement sécurisé.
Pour en savoir plus sur le sujet « Comment utiliser N2F ? »
Comment fonctionnent les notes de frais en entreprise ?
La note de frais est un document qui liste les dépenses effectuées par un collaborateur avec ses fonds personnels dans le cadre professionnel, devant être remis à l’employeur accompagné des justificatifs pour obtenir un remboursement des sommes avancées.
Quels sont les tarifs proposés par la solution N2F ?
N2F propose des formules payantes à partir de 6,60€ par mois sans version gratuite, mais met à disposition un essai gratuit permettant de tester l’ensemble des fonctionnalités avant de s’engager.
Quelles sont les alternatives à N2F pour la gestion des notes de frais ?
Parmi les alternatives à N2F pour la gestion des notes de frais, on trouve notamment Expensya, Jenji, Cleemy, Rydoo et Expensify qui proposent des fonctionnalités similaires de digitalisation et d’automatisation du traitement des dépenses professionnelles.
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